Objectives and Key Results (OKR) – mit dem Fokus auf Zielbeitrag Projekte und Initiativen sinnvoll priorisieren
Wer die Wahl hat, hat die Qual …alle Projekte sind (gleich) wichtig – oder doch nicht?
Sind Sie PMO oder Mitglied in einem Entscheidungsgremium? Dann kommen Ihnen die folgenden Situationen sicherlich bekannt vor:
- Jedes Projekt ist wichtig, nötig und unverzichtbar – zumindest aus Sicht der jeweiligen Antragsteller.
- Obwohl bereits bei der Einreichung des Projektantrags signalisiert wird, dass die internen Personal-Ressourcen knapp werden, wird der Antrag/das Projekt freigegeben – ganz nach dem Motto „irgendwie werden wir dies schon schaffen“.
- Unternehmerische Dynamik: Plötzlich müssen Projekte wegen neuer Ziele, Marktanpassungen oder fehlender Ressourcen (personell und/oder finanziell) gestoppt oder zumindest neu priorisiert werden.
Wenn es heisst, Entscheidungen zu fällen, auch wenn vordergründig alle Projekte gleich wichtig erscheinen, und zu priorisieren, wird es schwierig. Denn auf welcher Grundlage soll man entscheiden? Eine Möglichkeit ist die Bewertung nach vordefinierten Kriterien. Sinnvoller ist es jedoch, die Projekte in den Kontext der Strategie resp. der Strategie-Realisierung zu setzen. Also zu berücksichtigen, welchen Beitrag ein Projekt zur Zielerreichung ganz konkret leistet. Das gelingt mit der sog. OKR Methode (Objectives and Key Results).
Projekte im Kontext der Strategie selektionieren und priorisieren
Die Umsetzung von Strategien bewirkt meist Veränderungen, erfordert den Aufbau von Neuem oder auch den Ausbau bestehender Organisationen und Leistungsangebote, oder auch die (Neu-)Definition von Kundenversprechen. Solche Änderungen passieren nicht von heute auf morgen, sondern beinhalten viele unterschiedliche Aufgaben, binden Ressourcen, geschehen in Etappen, und jemand muss sich darum kümmern. Somit sprechen wir von einem «Projekt» oder zumindest einer strategischen Initiative.
Anstatt die Verbindung von einem Projekt zur Strategie nur in einem Dokument oder einer Präsentation herzustellen, ist es von grossem Vorteil, diese Verknüpfung direkt im (digitalen) Projektportfolio abzubilden.
Software-Lösungen wie Power PPM unterstützen nicht nur das reine Projektportfolio-Management und die Umsetzung der jeweiligen Projekte, sondern verknüpfen Ziele mit Projekten und strategischen Initiativen. Dadurch rückt der Zielbeitrag beim Selektions- und Priorisierungsprozess von Projekten in den Vordergrund. Projekte und Initiativen werden so auch zeitlich auf die Erreichung von Schlüsselresultaten abgestimmt.
Die in Power PPM verwendete OKR Methode bietet die volle Durchgängigkeit und erleichtert dadurch dem PMO und insbesondere den Entscheidungsträgern die Auswahl der «richtigen» Projekte.
OKR in SAFe (Scaled Agile Framework)
OKRs sind seit Kurzem auch Teil des Scaled Agile Frameworks (SAFe).
«When used within SAFe, OKRs can help to support the Core Values of transparency and alignment between the Enterprise and Portfolio strategy, and the work of the Agile Release Trains and Agile Teams to deliver on this strategy. Additionally, OKRs can be applied to measure organizational improvement activities, including the desired outcomes for the SAFe transformation itself».
Quelle: © Scaled Agile, Inc. www.scaledagileframework.com
Die Anwendung von OKRs innerhalb von SAFe lässt sich in drei Hauptanwendungsfälle unterteilen:
- Verbesserung der strategischen Ausrichtung in einem SAFe-Portfolio
- Definition von Geschäftsergebnissen für Epics und Lean Business Cases
- Setzen von Verbesserungszielen für die SAFe-Transformation
OKRs steuern demnach die Portfolio-Vision sowie die Priorisierung. OKRs erlauben auch, den Fortschritt der Strategieumsetzung im SAFe-Portfolio kontinuierlich zu messen, so dass letztendlich bessere Ergebnisse für das Unternehmen und deren Kunden erzielt werden können.
Fazit:
Nein, nicht alle Projekte sind (gleich) wichtig. Willkür bei der Auswahl ist da fehl am Platz. Projekte sollten immer im strategischen Kontext stehen. Überprüfen Sie, welche Projekte zielführend sind, also welche Ziele und Ergebnisse durch ein Projekt erreicht werden. Daraus ergibt sich die Priorisierung.
Dabei ist es unbestritten von Vorteil, wenn dem Unternehmen ein Tool zur Verfügung steht, das die Durchgängigkeit von Zielen – Schlüsselergebnissen – Projekten visualisieren kann und damit den Portfolio-Managern und Entscheidern hilft, richtig zu entscheiden und die richtigen Projekte auszuwählen.
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