Ressourcen-Management

Reichen Ihre Personal-Ressourcen für alle laufenden und geplanten Projekte?

Diese Frage ist zentral, wird aber leider zu selten gestellt und oft erst beantwortet, wenn es (fast) schon zu spät ist. Dabei sollte man wirklich rechtzeitig prüfen, ob genügend manpower zur Verfügung steht.

Für die allermeisten Mitarbeitenden eines Unternehmens bedeutet das Engagement in einem Projekt zusätzliche Arbeit zum eigentlichen Aufgabengebiet. Projektarbeit geht also entweder zu Lasten des Tagesgeschäfts, oder bringt eine Mehrbelastung mit sich, die sich dann in Überstunden niederschlägt. Nur eine vorausschauende Planung und eine klare Priorisierung der zu erledigenden Arbeiten (seit ein paar Jahren wird hierzu der Begriff «work management» verwendet) kann sicherstellen, dass auch während eines Projekts eine gesunde «Work-Life-Balance» erzielt werden kann.

Es ist also besonders wichtig, Projekt-Ressourcen fortlaufend und mit Rücksicht auf die individuelle Arbeitslast zu planen. Doch dies ist meist leichter gesagt als getan. Denn jedes Projekt unterliegt einer gewissen Dynamik. Dementsprechend treffen im Projektverlauf fast immer die beiden nachfolgenden Ereignisse ein:

• Zeitliche Verschiebungen: Es liegt in der Natur eines Projektes, dass sich Termine verschieben, wenn z.B. Aufgaben nicht termingerecht erledigt werden. Dabei können sich während des Projekts auch zeitliche Abhängigkeiten zu anderen Aufgaben oder sogar zu anderen Projekten herausstellen, die zu Beginn noch nicht bekannt waren. Oft führen auch nicht beeinflussbare (z.B. externe) Faktoren zu Verzögerungen.
• Zu tief geschätzter Arbeitsaufwand: Der zeitliche Aufwand für interne Ressourcen wird im Projektantrag gerne zu tief geschätzt, u.a. deshalb, weil man als Auftraggeber verständlicherweise die Bewilligung für das Projekt bekommen möchte. Mehraufwände und dadurch bedingte längere Durchlaufzeiten sind die Folge, und die stärkere Belastung der Projektmitarbeitenden ist absehbar.

Effiziente Ressourcenplanung

Projektplanung ist das eine, Ressourcenplanung das andere. Beides muss aber Hand in Hand erfolgen. Denn nur mit einer integrierten Abstimmung von geplanten Aufgaben und verfügbaren Ressourcen wird eine realistische Projektplanung möglich.

Die Koordination zwischen Projektleitung und Linien-Managern kann sich sehr schnell als aufwändiger Prozess herausstellen – spätestens dann, wenn ein Mitarbeiter in mehreren Projekten engagiert ist. Schnell erweisen sich hier Excel-Tabellen und E-Mail-Kommunikation als unzureichend; reine Aufgaben- und einfache Projektplanungstools sowie manuelle Prozesse stossen an ihre Grenzen.

Eine Lösung für Ressourcenmanagement (wie Team Planner) schafft hier Abhilfe. Damit kann die Projektleitung die benötigten Ressourcen direkt bei den Linien-Managern anfragen. Diese können dann ihre Mitarbeitenden – basierend auf ihrer zeitlichen Verfügbarkeit – der Projektarbeit zuteilen. Das ist sowohl zu Beginn als auch während des Projekts möglich. Denn im Projekt- und im Tagesgeschäft sind fortlaufende Änderungen keine Seltenheit.

Fazit: Motivierte Projektmitarbeitende und eine realistische Projektplanung erhalten Sie nur, wenn

• die für die Erledigung der Projektaufgaben notwendige Arbeitszeit realistisch geplant ist und keine Doppelbelastung zum Tagesgeschäft entsteht,
• die Planung mit den Linien-Verantwortlichen gut abgestimmt ist (wöchentlich ist optimal, mindestens aber monatlich),
• die effektiv aufgewendeten Projektzeiten fortlaufend erfasst werden, so dass Abweichungen zur Ressourcen-Planung frühzeitig erkannt und allfällige Massnahmen zeitnah getroffen werden können. Hier hilft z.B. ein Tool wie Time for Teams, mit dem Mitarbeitende ihre Projektzeiten mühelos direkt (!) in Microsoft Teams erfassen können.

Effizientes Ressourcen-Management gehört zu den kritischsten Disziplinen im Projekt- und Projektportfoliomanagement und trägt viel zum Erfolg der einzelnen Projekte bei. Insbesondere kann so der gefürchtete Projektverzug verhindert werden. Zudem lassen sich die vorhandenen personellen Kapazitäten über die ganze Organisation und das gesamte Projektportfolio hin optimieren.