Mit dem richtigen Vorgehen die richtige Lösung für Projektmanagement und Projektportfolio-Management (PPM) finden
In diesem Beitrag finden Sie Antworten auf verschiedene Fragen, die uns immer wieder zum Thema Projektmanagement und Projektportfolio-Management (PPM) gestellt werden.
Heute sind wohl bereits mehr als tausend verschiedene Software-Applikationen im Bereich Aufgaben-Management (neuerdings auch oft «work management» genannt) auf dem Markt, und sicherlich Hunderte für Projektmanagement und Projektportfolio-Management. Da sieht man schnell den Wald vor lauter Bäumen nicht mehr.
So lautet denn auch die häufigste Frage: Wie soll man in dieser unübersichtlichen Vielfalt das richtige, d. h. passende Produkt finden? Und was zeichnet eigentlich das richtige Tool aus?
Darauf gibt es eine kurze Antwort: Die richtige Software deckt die konkreten Anforderungen des Unternehmens sehr gut ab, ist ausbaubar und vor allem benutzerfreundlich. Wenn möglich, sollte sie sich auch in bestehende Tools wie MS-Office, MS-Teams usw. integrieren lassen.
Und nun die ausführliche Antwort. Denn mit der Wahl eines Produkts ist es nicht getan. Ein Tool allein wird nicht den durchschlagenden Erfolg im Projektgeschäft bringen, egal wie ausgefeilt und raffiniert die Software ist.
Es gilt also, nebst dem Tool einiges zu berücksichtigen:
- Schaffen Sie die Rahmenbedingungen für eine erfolgreiche Einführung.
- Wählen Sie zuerst die passende Projektmethode. Darauf basierend definieren und etablieren Sie die entsprechenden Projektprozesse im Unternehmen.
- Das Projektgeschäft sollte insgesamt in der Organisation gut verankert sein. Das ist extrem wichtig. Gibt es bereits ein Projektmanagement Office (PMO) oder ein Projektportfolioboard? Wie ist die Haltung der Geschäftsleitung zum Thema PPM? Ist man bereit, sich auch auf dieser Ebene damit auseinanderzusetzen?
- Projektleitungen brauchen Unterstützung. Einfach ein Tool anschaffen und erwarten, dass die Leute selber damit klarkommen, das funktioniert nicht. Schulungen der angewandten Methode und der definierten Prozesse sind genauso wichtig wie die Schulung der Software selbst. Je benutzerfreundlicher und intuitiver das Produkt ist, desto schneller kann es produktiv genutzt werden. Zudem braucht es fortlaufend auch internes Coaching (z.B. in Form von Projektsprechstunden) sowie punktuelles Trouble-Management. Denn die wichtigsten Erfolgsfaktoren für erfolgreiche Projekte sind und bleiben der/die Projektleiter/innen sowie genügend Ressourcen für jedes Projekt.
Warum sollten Unternehmen heute eine PM/PPM-Lösung einsetzen?
Unternehmen gestalten ihre Zukunft mit Projekten. Die erfolgreiche und termingerechte Umsetzung von Projekten kann also durchaus ein Wettbewerbsvorteil sein. Projekte binden jedoch auch Ressourcen (personelle und finanzielle Mittel). Daher sollten alle Projekte zielführend sein und erfolgreich abgeschlossen werden. Mit einem PM-Tool erhöhen sich die Erfolgschancen eines jeden Projektes.
Ein aktiv gemanagtes Projektportfolio mit stets aktuellen Werten im PPM-Tool stellt sicher, dass die «richtigen» Projekte zur richtigen Zeit umgesetzt und vorausschauende Entscheide getroffen werden. Für den Einsatz einer professionellen PM/PPM-Software sprechen also viele Gründe.
Was kann eigentlich eine PM/PPM-Software leisten? Welche Vorteile bietet sie?
- Hilfe bei der Priorisierung der Vorhaben: Die richtigen Projekte zur richtigen Zeit durchführen (Impact, Strategie- und Zielbezug)
- Höhere Effizienz: Personelle und finanzielle Ressourcen vorausschauend planen und geschickt
- Informationsgewinn für bessere Entscheide
- Unterstützung für Projektbeteiligte, Reduktion der Komplexität
- Projektsteuerung: Vorausblick vs. Rückblick (eingreifen, bevor der «Schaden» angerichtet ist)
- Interne Standardisierung des Projektgeschäfts
Wann ist die Einführung eines speziellen Tools sinnvoll?
- Sobald das Projektmanagement intern vereinheitlicht werden soll.
- Wenn Projekte als Projekt-Programme geführt werden sollen, mit Roadmap, Visualisierung der Abhängigkeiten von Aufgaben und insb. Meilensteinen einzelner Projekte untereinander.
- Wenn Projekt-Portfolios aktiv gemanagt werden, also beispielsweise mit Szenarien gearbeitet wird, der Bezug zu Unternehmenszielen sichergestellt werden soll oder Ressourcen genau geplant werden sollen.
- Wenn Auswertungen über alle Projekte erforderlich sind (Projektkosten, Nutzen, Roadmap, Risikomanagement etc.) oder wenn Freigabe-Prozesse digitalisiert werden sollen.
Welche Software wird für Projektmanagement und Projektportfolio-Management definitiv nicht empfohlen?
- Viele Unternehmen behelfen sich noch immer mit Excel, da sie den Wechsel auf ein komplexeres Tool scheuen. Excel ist kein PM-Tool, auch wenn es Gantt-Templates gibt. Für professionelles Projektmanagement ist es allenfalls eine Behelfslösung, aber grundsätzlich ungeeignet. Es gibt keine Daten aus mehreren Projekten in Echtzeit, Auswertungen sind mit mühsamen Aggregationen aus unterschiedlichen Dateien verbunden und aktuelle Statusberichte (fast) unmöglich.
- Reine Aufgabentools: Man verliert schnell den Überblick. Oft ist die Darstellung zeitlicher Abfolgen und Abhängigkeiten ungenügend.
- Hochkomplexe Lösungen. Es droht Überforderung der Projektteams. Es gibt PPM-Tools, die quasi das «SAP» im PPM Kontext sind.
Empfiehlt es sich, mehrere Tools einzusetzen, um allen Wünschen gerecht zu werden?
Nein, auf keinen Fall. Es sollte eine gewisse Standardisierung auf ein (1!) PM-Tool geben. Es sollte nicht jedem Projektleiter (oder jeder Organisationseinheit) die Wahl überlassen werden, welches Tool er/sie gerne benützen möchte (Gefahr von Wildwuchs, Verlust der Übersicht und des Gesamtzusammenhangs).
Welches Tool ist intuitiv bedienbar?
Es gibt Hunderte von PM/PPM-Tools weltweit. Sie unterscheiden sich alle, und auch die Benutzer definieren «intuitiv» verschieden. So eine Software muss man am besten ausprobieren. Eine Pilotierung von zwei bis drei Tools vor dem definitiven Produkte-Entscheid kann Antworten hierzu liefern.
TIPP: Strukturiertes Feedback von den Testern einholen, damit die Vergleichbarkeit der Antworten gewährleistet ist.
Eine Integration in bestehende Office-/Collaboration-Umgebungen resp. ein User-Interface, das bereits bekannten Apps (meist von Microsoft) ähnelt, wird von Benutzern erfahrungsgemäss positiv bewertet.
Rollenbasierte Funktionen und Berechtigungen können die Komplexität für einen Benutzer reduzieren, so dass das PPM-Tool übersichtlicher wird resp. wirkt.
Welches Tool bietet Auswertungsmöglichkeiten auf Portfolio- und Programmebene?
Grundsätzlich muss unterschieden werden zwischen leistungsstarken PM/PPM Tools (wie Clarizen, Planview, Planisware, Sciforma oder Power PPM) und reinen Projekt- und Aufgabentools (wie Asana, Monday.com, Smartsheet, Wrike, o.ä.).
Professionelle PPM-Tools bieten meist sehr umfassende Auswertungsmöglichkeiten, oft mit mitgelieferten (vordefinierten) Reports. Aber es gibt auch Applikationen, die auf etablierten Auswertungstools wie z.B. Power BI (Business Intelligence) von Microsoft basieren. Das hat den Vorteil, dass man Standardreports anpassen oder auch eigene Reports definieren kann. Die meisten Tools ermöglichen es, am Bildschirm angezeigte Daten direkt nach z.B. Excel zu exportieren.
Einfache Aufgaben- und Projekttools bieten i.d.R. keinerlei Auswertungsmöglichkeiten.
Was sollte man bei der Auswahl und Beschaffung unbedingt vermeiden?
- Fehlende Zielsetzung: Vorher definieren, was mit dem Tool überhaupt erreicht werden soll.
- Kein vorgängiges Assessment des aktuellen Projektmanagements: Herausfinden, wo heute Schwachstellen sind, was verbessert werden soll.
- Tool-Evaluation ohne klare Anforderungen und ohne definierte Projektprozesse.
- Mangelhafter Einbezug der Stakeholder wie Projektleitende, Auftraggeber, PMO, Linie und, ganz wichtig, der Geschäftsleitung
- Bei der Auswahl nicht Funktionen und Technologie in den Vordergrund stellen, sondern zumindest die Sichtweisen und Bedürfnisse von Projektleitung und Steuerung (PMO, Auftraggeber, Geschäftsleitung) berücksichtigen.
TIPP: Nicht die Funktions-/Technologie-Brille tragen!
- Sich nicht von einzelnen Produkte-Features blenden lassen, auch wenn diese noch so beeindruckend sein mögen. Stattdessen auf den Bezug zu Anwendungsfällen (Anforderungen), Projektprozessen, Organisation achten.
TIPP: Kern-Anwendungsfälle pilotieren (Proof of Concept, Usability).
- Nicht „zuviel auf einmal wollen“: Man darf die zukünftigen Benutzer nicht überfordern. Lieber „must-haves“ von „nice to haves“ unterscheiden und ein flexibles und ausbaubares Tool wählen, das Optionen für die Zukunft bietet.
Was sollte man nicht vergessen?
- Frühzeitige Prüfung der Integrationsmöglichkeiten in bestehende Collaboration- und Systemlandschaft (einfacher Zugang, Akzeptanz).
- Druckmöglichkeiten: Auch wenn sich dies etwas banal anhört, ist es wichtig, festzulegen, was auch in gedruckter Form vorliegen muss, wie z.B. Projektpläne und Statusberichte. Gerade einfache PM- und Aufgabentools bieten nur unzureichende oder keine Ausdruckmöglichkeiten.
Worauf sollte man bei der Implementierung unbedingt achten?
- Klare und offene Kommunikation: Darlegen, warum sich das Unternehmen für genau dieses PM/PPM-Tool entschieden hat und erklären, welcher Nutzen für PL, PMO und Management erwartet wird.
- Internes PM-Handbuch aktualisieren: Ausführliche Beschreibung der konkreten Anwendung der neuen Applikation, mit Fokus auf der Kombination des Tools mit den Projektprozessen und -arbeiten.
- Praxisorientierte Schulungen der Anwender: Applikation, Methode und die unternehmensspezifischen Projektprozesse.
- Support in der Betriebsphase, auch fachliches Coaching der Projektmanager, nicht nur Hilfe bei der Software.
- Klare Unterstützung durch das Management: Die Geschäftsleitung sollte das Interesse für das Projektgeschäft zeigen.
Für die erfolgreiche Einführung von PM/PPM braucht es also ausser der passenden Lösung vor allem auch flankierende interne Massnahmen.
Das folgende Vorgehensmodell kann dabei eine Hilfestellung sein.
