Kostenmanagement

Projekt- und Portfoliokosten stets im Griff?

Kostenmanagement und Kostencontrolling sind anspruchsvolle Disziplinen. Nur selten gelingt es, die Kosten vollumfänglich im Griff zu behalten, egal, ob in einzelnen Projekten oder im gesamten Portfolio.

Projekte (und damit auch das Portfolio) sind steter Dynamik unterworfen: Umfang und Inhalte von Lieferobjekten entsprechen nicht den Erwartungen, Termine werden verschoben, Lieferungen verspäten sich. Derartige Veränderungen und Verzögerungen haben meist Auswirkungen auf das ganze Projekt, insbesondere aber auf die Kosten. Ausserdem beeinflussen sie den Zeitpunkt, an dem die Kosten anfallen. Diese Kostendynamik ist nicht nur eine Herausforderung für die Projektleitung, sondern auch insbesondere für das PMO und die Finanzabteilung.

Wie kann man also die Kosten der laufenden Projekte für das kommende Quartal oder Finanzjahr möglichst treffsicher prognostizieren?

Finanzsysteme (ERP) bilden meist nur das Budget und die aktuellen (verbuchten) Ausgaben ab. Für eine treffsichere Prognose ist das jedoch zu starr und für Projekte zu realitätsfremd. Um konkrete, der Realität entsprechende Daten zu erhalten, behilft man sich vielerorts damit, Excel-Dateien an alle Projektleitenden zu versenden, mit dem Auftrag, zum Quartalsende die Prognosen einzutragen. Mit dem grossen Nachteil, dass dann diese Excel-Dateien in x-Versionen vorliegen, was die Konsolidierung sehr aufwändig macht. Zudem ist das Ganze nur eine Momentaufnahme und nach der ersten Konsolidierung schon wieder Geschichte. Wohl alle Projektleiter*innen und Projekt Management Officers kennen die jährlichen „Feuerwehrübungen“ für das Budget des nächsten Finanzjahres. Insbesondere die Finanzabteilung will spätestens im September/Oktober verbindlich wissen, welche Ausgaben bis Ende Jahr zu erwarten sind und wie hoch der Mittelbedarf aller Projekte für`s nächste Jahr ist.

Bessere Prognosen dank professionellen Projektportfoliomanagement-Tools

Ab einer gewissen Anzahl an Projekten und dem zunehmenden Umfang von Projektportfolios kommen herkömmliche Vorgehensweisen wie Umfragen via Excel an ihr Limit und der Aufwand für alle Beteiligte wird definitiv zu hoch.

Eine Projektportfoliomanagement-Lösung (wie Power PPM) schafft Abhilfe. Auch wenn die Dynamik in Projekten grundsätzlich immer eine Herausforderung darstellt, gehören damit zumindest finanzielle Überraschungen der Vergangenheit an. Die Finanzzahlen von Projekten und Portfolios sind stets aktuell abrufbar, und die gewünschten Zahlen stehen ohne zusätzlichen Aufwand zur Verfügung.

Was gilt es jedoch zu beachten?

• Der Aufbau der Kostenstruktur in Projekten sollte mit der Finanzabteilung abgesprochen sein.
  Aber das bedeutet nicht, ein ERP im PPM Tool nachzubauen. Die Struktur sollte auf das Minimum beschränkt sein, schliesslich sind Projektleiter keine Finanzbuchhalter.
• Die PPM Lösung sollte den Import von aktuellen IST-Werten aus dem Finanzsystem (ERP) ermöglichen, damit kein Mehraufwand entsteht und die Werte im Projekt denen im ERP entsprechen. Je nach der Anzahl der Projekte kann eine Schnittstelle zum ERP sehr sinnvoll sein.
• Mit übersichtlichen Kostenplanversionen lassen sich Szenarien abbilden und die entstandenen Kosten zu verschiedenen Zeitpunkten vergleichen.
• Die Möglichkeit, direkt in der Kostenübersicht zu einzelnen Kostenpositionen Kommentare zu hinterlassen, erhöht die Transparenz und spart Zeit für die Beantwortung von Rückfragen.
• Projektkosten müssen automatisch auf Programm- und Portfolioebene aggregiert werden können.

Fazit: Mit einer integrierten, modernen PPM Lösung haben Sie die Kosten im Griff, können frühzeitig reagieren und der manuelle Aufwand für alle Beteiligten wird deutlich reduziert.