Intranet

Mitarbeiterportal für Kommunikation und Information, Zusammenarbeit, Wissens- und Erfahrungsaustausch

Intranet - der perfekte digitale Arbeitsplatz

Verstaubtes Archiv oder gern genutze Collaboration-Plattform?

Vom Medium für interne Publikation und Information der Mitarbeiter wandelt sich das Intranet zur integrierten Plattform, die Wissensmanagement und Informationsaustausch fördert und der Zusammenarbeit dient.

INTERAKTIVES INTRANET

Moderne Intranet-Plattformen übernehmen die gesamte unternehmensinterne Kommunikation, stellen aktuelle Informationen bereit, ermöglichen Diskussionen in Foren, mit Chats und Feeds. Wikis und Blogs dokumentieren internes Wissen und neue Ideen.

Collaboration-Bereiche ermöglichen Zusammenarbeit quer durch das ganze Unternehmen, ergänzt mit einer zentralen Dokumentenablage. Integrierte Formulare und Workflows regeln Arbeitsabläufe und unterstützen verschiedene Geschäftsprozesse.

Konzeption, Umsetzung und Einführung eines interaktiven Intranets als Collaboration-Plattform sind anspruchsvoll. Eine passende Strategie und ein klares Bekenntnis des Managements sind ebenso wichtig wie der frühe Einbezug der Mitarbeiter.

Um Mehrwert für das ganze Unternehmen und fühlbare Effizienzsteigerung zu generieren, sind nachhaltige Verhaltensänderungen nötig (aktives Changemanagement).

Dienstleistungen cogitum
  • Zielorientierte Anforderungsanalysen
  • Erarbeitung zukunftsorientierter Intranet-Strategien
  • Erstellung von Einsatz- und Anwendungskonzepten
  • Beschaffungscoaching (Fachliche Begleitung, Anbieter-Screening)
  • Erarbeitung von Einführungs- und Betriebskonzepten (Governance)
  • Projektleitung und Einführungscoaching

ENTWICKLUNG DES INTRANETS
VOM INFORMATIONSPORTAL
ZUM DIGITAL WORKPLACE

Entwicklungsstufen des Intranets, von der Informationsvermittlung zum digitalen Arbeitsplatz.

DAS INTERAKTIVE INTRANET

wird ein erfolgreiches Collaboration-Projekt.

Analyse

Im Vorfeld sollte die Zusammenarbeitskultur des Unternehmens analysiert werden. Ist das Unternehmen bereit für Veränderungen, die ein neues Mitarbeiterportal mit sich bringt? Wie kann man gewohnte Arbeitsweisen durch neue ersetzen und optimieren?

Es empfiehlt sich, ein organisationsübergreifendes Projektteam zu bilden. Im Team sind sinnvollerweise Vertreter der IT-Abteilung, der Unternehmenskommunikation und der zukünftigen Nutzer aus verschiedenen Abteilungen.

So lassen sich die Anforderungen, Bedürfnisse und Wünsche aller Beteiligten erheben, analysieren und unter einen Hut bringen.

Planung

Nach Erhebung und Analyse aller Anforderungen beginnen Konzeption und Planung des Intranet-Projekts. Besonders wichtig ist die Wahl der Informationsarchitektur. Ein Informationskonzept regelt die Struktur der Inhalte.

Das Intranet kann echten Mehrwert im Arbeitsalltag bieten, in dem es nicht nur Informationen übersichtlich bereitstellt, sondern auch Arbeitsprozesse in Form von Workflows optimal unterstützt. Die entsprechenden Prozesse sollten frühzeitig definiert werden.

Datenmigration ist ein sehr aufwändiger Vorgang. Ein Migrationskonzept hält fest, welche Daten bis wann migriert werden.

Umsetzung

Um einen geeigneten Partner für die Entwicklung des Intranets zu finden, spielen die IT-Strategie, die Wahl der Technologie und die gewünschten Funktionalitäten eine wichtige Rolle.

Die Anforderungen werden in einem Pflichtenheft als Anforderungsspezifikation (Anforderungskatalog) festgehalten. Geschäftsanforderungen werden in IT-und Systemanforderungen transformiert. Gegebenenfalls wird das Projekt ausgeschrieben.

Die interne Projektleitung übernimmt die Rolle des Ansprechpartners. Ein Betriebskonzept (Governance) für die Nutzung und den Betrieb der Plattform regelt Verantwortlichkeiten, legt Berechtigungen fest und skizziert die zukünftige Weiterentwicklung des Intranets.

Einführung

Ein durchdachtes Einführungskonzept beeinflusst den Erfolg des neuen Intranets massgeblich. Schon während des Projekts sollte laufend über das neue Intranet und den Projektverlauf kommuniziert werden. Der Launch sollte nicht nur angekündigt, sondern auch beworben werden. Passende Kommunikationsmassnahmen veranschaulichen Neuerungen und wecken Interesse.

Besonders wichtig ist die Schulung der zukünftigen Anwender, je nachdem mit Videos, Webinaren oder in Einführungskursen.

Nur wer die neue Lösung versteht und den Mehrwert für die tägliche Arbeit erkennt, ist bereit, das bisherige Arbeitsverhalten anzupassen.

Fragen zu Intranet als Collaboration-Umgebung?

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