Dokumentenmanagement 2017-04-24T10:09:28+00:00

Dokumentenmanagement

Bearbeitung und Management von Dokumenten spielen in der digitalisierten Arbeitswelt eine zentrale Rolle

Dokumentenmanagement, Ende des Datenfriedhofs

Dokumentenmanagement statt Datenfriedhof

Verträge, Entwürfe, Offerten, Projektberichte, Protokolle, Einladungen, Broschüren, Korrespondenz – täglich werden Unmengen an Dokumenten in unterschiedlichen Versionen produziert, verschickt, überarbeitet, kommentiert und dann irgendwo abgelegt.

So vergeudet jeder Mitarbeiter täglich 20 Minuten mit der Suche nach Informationen – das sind 73 Stunden oder neun Arbeitstage im Jahr.

DOKUMENTEN-MANAGEMENT REGULIERT DATENFLUT

Gewaltige Mengen an Dokumenten aller Art liegen meist unstrukturiert auf File-Servern. Sucht man Informationen zu einem bestimmten Thema, wird das sehr aufwändig, da Dateien auf einer zentralen Ablage nur selten in eine unternehmensweite Suche eingebunden sind.

Die weit verbreitete Unsitte, Dokumente per E-Mail als Attachment zu versenden, führt rasch zu weiteren Kopien und Versionen eines Dokuments. Wer wann was geändert hat, ist schnell nicht mehr nachvollziehbar.

Unternehmen und Organisationen müssen sich genau überlegen, wie sie heute und in Zukunft mit diesen Datenmengen umgehen wollen. Dokumentenmanagement-Systeme, Archivierungsprozesse und Konzepte für Information Governance helfen bei der Eindämmung der Datenflut.

In Collaboration-Umgebungen ist der rasche Zugriff auf benötigte Dokumente besonders wichtig. Teams arbeiten gemeinsam an Dokumenten und legen diese in ihrer Teamablage ab. Die dabei entstehenden Versionen werden beibehalten und verwaltet. Workflows erleichtern das Einholen von Feedback oder die Genehmigung eines Dokumentes.

Dienstleistungen cogitum
  • Erarbeitung zukunftsorientierter DMS-Strategien
  • Erstellung von DMS Konzepten (unter Berücksichtigung von Compliance und Archivierungsvorgaben)
  • Beschaffungscoaching (Fachliche Begleitung, Anbieter-Screening)
  • Organisationscoaching bei der Einführung
  • Projektleitung und -coaching

DOKUMENTENVERWALTUNG
ORDNUNG STATT CHAOS

Versionierung: Alle Dokumente werden versioniert, mit Metadaten versehen und nach definierten Kriterien sortiert und abgelegt. So herrscht Klarheit über Versionen und Autoren.

Lückenlose Nachvollziehbarkeit: Der Versionsverlauf dokumentiert genau, wer wann was an welchen Dokumenten geändert hat. So ist jederzeit ersichtlich, wer wann eine neue Version erstellt hat.

Dokumentenkontrolle: Durch die Anwendung und Hinterlegung von Informationsrichtlinien – wie z. B. die Revalidierung nach einer vorgegeben Zeitdauer, Verschiebung in ein Archiv oder Löschen eines Dokuments – kann ein Dokument zusätzlich „überwacht“ werden.

DOKUMENTEN-MANAGEMENT & COLLABORATION

Als Wissens- und Informationsquellen für Collaboration müssen relevante Dokumente stets aktuell zur Verfügung stehen.

DMS Herausforderungen

  • Durchgängige Vorgaben und Prozesse: Klare Dokumentenlenkungs-Vorgaben, Fokus auf gesamten Dokumenten-Lifecycle
  • Zu viele unterschiedliche Ablage-Systeme (lokal, Server, Fachapplikationen, externe Shares, usw.)
  • Gewohnheiten: Versand von Dokumenten als Beilage kreiert sofort weitere Versionen. Hoher Konsolidierungsaufwand als Folge
  • Metadatenvergabe: Klare Vorteile, doch mit Aufwand für die Benutzer verbunden
  • Migration: Grosser Aufwand für die Migration bestehender Daten

DMS Erfolgsfaktoren

  • Unterstützung durch das Management: DMS zur Einhaltung der Compliance und der Förderung der Produktivität
  • Projektsetup: Einführung Dokumentenmanagement als Organisations- anstelle IT-Projekt
  • Usability: Sehr gute Office-Integration und Zugriff auf Dokumente von unterwegs/von jedem Ort aus
  • Fokus auf Suche: Hohe Mitarbeiterakzeptanz für DMS, wenn das Gesuchte rasch gefunden wird
  • Keine doppelte Datenhaltung: Dokumente an einem Ort. Integration mit den Geschäftsprozessen erhöht zusätzlich den Nutzen

Fragen zur Eindämmung der Datenflut?

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