Collaboration Plattformen 2017-04-24T10:37:21+00:00

Collaboration Plattformen

Wahl der passenden Technologie für unternehmensweite Zusammenarbeit

Die Wahl der richtigen Plattform garantiert noch keinen Erfolg.

Aber es ist ein wichtiger Meilenstein auf dem Weg zu unternehmensweiter Collaboration.

WAHL DER PASSENDEN COLLABORATION PLATTFORM

Bedürfnisse von Mitarbeitern können sich verändern, neue Geschäftsprozesse erfordern andere Workflows, Daten aus weiteren Systemen sollen integriert werden – eine flexible Plattform lässt sich ohne grossen Aufwand an Änderungen anpassen.

Collaboration Plattformen

Moderne Collaboration Plattformen eignen sich für die „virtuelle“ Abbildung des gesamten Unternehmens mitsamt seinen Teams, Arbeitsgruppen, Abteilungen und den entsprechenden Strukturen und Prozessen.

Schnell stellt sich die Frage nach der optimalen Vorgehensweise, nach der passenden Technologie oder nach der Organisation des Projektteams.

Technologie im Dienste der Interaktion

Collaboration-Plattformen stellen nicht nur virtuellen Raum für die wissensbasierte Zusammenarbeit zur Verfügung, sondern unterstützen aktiv Interaktion und Kommunikation zwischen allen Mitarbeitern.

Dokumente werden gemeinsam bearbeitet, abgelegt und verwaltet. Der Zugriff auf relevante Informationen ist von überall und mit jedem Endgerät in kurzer Zeit möglich. Um digitale Daten zwischen Bearbeitern problemlos austauschen und verwerten zu können, werden soziale Medien bzw. deren Strukturen immer wichtiger.

WAHL DER PASSENDEN LÖSUNG

Für Collaboration Plattformen finden sich auf dem Markt eine grosse Anzahl unterschiedlicher Anbieter wie Liferay, Intrexx, Atlassian, Google, Microsoft, Alfresco oder Opentext, um ein paar zu nennen.

Jedes Produkt hat unterschiedliche Stärken. Alfresco zum Beispiel eignet sich besonders für Dokumentenverwaltung, SharePoint für Collaboration und Confluence für den Einsatz von Wikis. Daneben gibt es eine Reihe innovativer Anbieter für social collaboration wie Jive, Igloo oder Zoho.

Doch welche Technologie sich für die unternehmensweite Collaboration und die Realisierung des „Digital Workplace“ am besten eignet, muss differenziert betrachtet werden.

Anforderungen  und Wünsche der Geschäftseinheiten beeinflussen die Entscheidung genauso wie die Collaboration-Strategie, die IT-Strategie und die Strategie für den zukünftigen digitalen Arbeitsplatz.

Dienstleistungen cogitum
  • Anbieterunabhängige Beratung
  • Erarbeitung zukunftsorientierter Plattform-Strategien
  • Erstellung von Einsatz- und Anwendungskonzepten
  • Beschaffungscoaching (Fachliche Begleitung, Anbieter-Screening)
  • Projektleitung und Coaching

EIN GRUNDSATZENTSCHEID:
CLOUD ODER ON PREMISE?

Um elektronisch uneingeschränkt zusammenarbeiten und Wissen austauschen zu können, müssen Informationen, Daten und Dokumente jederzeit und von überall zugänglich sein. Doch gerade die uneingeschränkte Zugriffsmöglichkeit von extern bedeutet für  IT-Abteilungen oft grössere Investitionen sowie Anpassungen von bestehenden Sicherheitskonzepten.

Die Cloud bietet hier eine gute Lösung, denn die meisten Cloud-Services unterstützen solche Szenarien out-of-the-box, Zweifach-Authentisierung inklusive.

Manche Social Collaboration Tools wie Igloo oder Zoho laufen nur in der Cloud. Microsoft SharePoint ist technologisch sehr anspruchsvoll. Daher sollte man es sich gut überlegen, ob man SharePoint Server im Unternehmen (on premise) oder auf einem Cloud-Dienst (Infrastructure-as-a-Service) wie Azure betreiben will, oder ob nur die SharePoint Websites von Office 365 genutzt werden sollen. Die Vor- und Nachteile gilt es abzuwägen; allenfalls sind auch Hybrid-Modelle sinnvoll.

Welche Collaboration-Plattform passt?

Antworten finden Sie hier

Ziele

  • Erfüllung der kundenspezifischen Anforderungen
  • Flexibilität: Rasche und einfache Anpassbarkeit
  • Bestmögliche Integration von Unternehmensdaten und Prozessen
  • Konform mit IT Strategie und IT-Architektur
  • Nachhaltigkeit: Plattform unterstützt Collaboration-Strategie über 5-10 Jahre
  • Unterstützung moderner Arbeitsszenarien: mobil, offline
  • Optimales Kosten-Nutzen Verhältnis

Herausforderungen

  • Strategisches Vorgehen anstelle Beschaffung einer Lösung für partielle Anforderungen
  • Standardisierung von Funktionen statt „ad-hoc“-Collaboration (Unterschied geschäftliche oder private Nutzung)
  • Aufbau von internem Collaboration-Know-how zur Unterstützung der Benutzer und Geschäftsbereiche
  • Integration und Migration bestehender Daten
  • Vermeidung weiterer Datensilos
  • Wahl des Betriebsmodells: im Unternehmen (on premise) oder aus der Cloud

Erfolgsfaktoren

  • Plattform Evaluation nicht (nur) mit einem technischen Fokus
  • Bestmögliche Integration in persönliche Produktivitätswerkzeuge (wie Microsoft Office)
  • Bei Bedarf Schnittstellen zu Fachapplikationen und Fachprozessen anbieten
  • Know-how frühzeitig intern aufbauen
  • Betrieb: Regelwerk (Governance) für die Nutzung und den Betrieb der Plattform bereits im Projekt erarbeiten